As Redes Sociais Corporativas e a Gestão de Projetos 

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Nota do editor: Hoje queremos dar as boas-vindas para um novo autor do nosso blog. Ficamos surpresos com a clareza de seu primeiro artigo e isso nos fez estar ainda mais contentes com sua entrada ao nosso grupo de colaboradores. Carlos González Jardón é Consultor e Formador em Direção de Projetos. Com mais de 18 anos de experiência em TI, sua atividade abrange a Direção de Projetos TI e padrões de qualidade como CMMi. É Engenheiro Técnico em Informática pela Universidade de Vigo, Master Executive pelo ICAI/ICADE e Certificado PMP pelo Project Management Institute (PMI). Atualmente é Consultor em Gestão de Projetos na Tecnocom. Bem-vindo e obrigado!

Vivemos em uma sociedade onde o acesso à informação deixou de ser um privilégio de poucos e foi democratizado. Nos dias atuais, e com um simples clique do mouse, podemos acessar uma grande variedade de dados através de múltiplas fontes: buscadores, periódicos online, blogs, redes sociais corporativas… A revolução tecnológica que estamos vivendo está produzindo uma revolução social e profissional no modo em que nos relacionamos com o nosso meio. A informação continua sendo importante, mas cada vez pesa mais o como acessamos/adquirimos esta informação.

No nosso entorno, uma rede social corporativa pode se transformar em uma ferramenta de referência que nos permitirá reforçar alguns aspectos indispensáveis do nosso trabalho:

  • Rapidez. Tomada rápida de decisões.
  • Confiabilidade. Qualidade dos dados.
  • Colaboração. Compartilhar a informação.
  • Acessibilidade. Uma única fonte de dados, múltiplos dispositivos para consultá-los.

O assunto é muito abrangente mas vamos abordar, brevemente, como pode ajudar-nos uma rede social corporativa a partir do ponto de vista da execução de projetos.

Os Projetos e as Redes Sociais Corporativas

Quando se trata de projetos, a comunicação é um dos fatores críticos em questão. Mas o que se entende por comunicação no âmbito de um projeto?

Segundo a guia do PMBok® (corpo de conhecimento da gestão de projetos), que é uma das principais referências de todo diretor de projeto, a gestão da comunicação inclui todos os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento e última disposição da informação do projeto, em forma e tempo determinados.

Isto significa que o responsável de projeto deve estar confiante de que todos os interlocutores de seu projeto (stakeholders) possuem ou têm acesso, no momento apropriado, à informação requerida utilizando os meios mais adequados e eficazes. Isso é muito importante já que a gestão inadequada da comunicação e da informação em um projeto pode “aumentar” o tempo que o responsável do projeto investe em comunicar, distribuir, compartilhar e acessar à informação, podendo inclusive levar ao seu fracasso.

Para que um responsável de projeto disponha constantemente da informação correta, precisa interatuar com sua equipe de trabalho, clientes, fornecedores, e quanto mais “próximo” estiver do trabalho que se está fazendo, melhor será a informação obtida. Basicamente, o responsável de projeto precisa ser SOCIAL com todos os Stakeholders de seu projeto e, cada vez mais, não bastam as capacidades sociais baseadas em uma interação “presencial”. Temos que buscar apoio em ferramentas que nos permitam gerir, de forma online/virtual, equipes multidisciplinares e multilocalizadas.

Neste contexto, uma rede social corporativa pode ter um papel diferenciador. Se compartilhamos aspectos de nossa vida cotidiana, por que os membros de uma equipe de projeto não podem compartilhar, através de uma rede social corporativa, seus problemas, dúvidas e curiosidades relacionadas com as atividades que estão desenvolvendo no projeto? Essa atividade já está sendo realizada, em conversas de corredor, por telefone, mas é difícil ter um apoio documental das conclusões a que se chegaram. O uso de ferramentas colaborativas pode fazer surgir e documentar informação que de outra forma se perderia. Nas organizações mais voltadas para projetos, uma rede social corporativa pode agregar muito mais valor através do compartilhamento e acesso aos dados de forma prática e rápida.

Benefícios das Redes Sociais Corporativas na Gestão de Projetos

Apesar de que com certeza há muitas mais, estas são algumas das vantagens que poderíamos obter:

Acesso rápido a uma das melhores fontes de conhecimento: a experiência da equipe.

Os que têm um perfil de senior são uma excelente fonte de conhecimentos e esse conhecimento possibilita resolver as diferentes situações que surgem no dia a dia de um projeto. Atividades de coaching, mentoring, tutoria, formação ou resolução de dúvidas podem ser realizadas de modo bem dinâmico através de uma rede social corporativa.

Repositório de informação e documentos do projeto.

Embora este ponto já esteja coberto com muitas outras ferramentas, a rede social corporativa pode ser o ponto principal de acesso aos recursos compartilhados. Significaria transformar a atual intranet estática ou monodirecional (sempre focada partindo da empresa para o funcionário) em um entorno social e colaborativo ‘empresa-funcionário’ e ‘funcionário-funcionário’ (indo além de um simples site de perguntas e respostas).

Reduzir o mal da “reunionitis”.

Em muitas organizações há um excesso de reuniões pouco eficientes. É habitual terminarmos o dia com a sensação de não ter feito nada “produtivo”. Reuniões simples de troca de informação e para ficar por dentro dos acontecimentos, poderiam ser substituídas com breves reuniões virtuais (e-meetings): por exemplo, a situação de nosso projeto, resolução de dúvidas, etc. Estes e-meetings não substituirão as reuniões presenciais, mas as complementariam e as reduziriam ao mínimo imprescindível, já que o custo, tanto econômico como na relação custo-oportunidades (o que deixo de fazer) é muito elevado.

Simplificar a gestão em entornos multi-site.

Nos entornos onde o grupo de trabalho está localizado em diversas regiões de empresa ou de cliente (ou inclusive em situações de trabalho remoto), a rede social nos facilitará enormemente essa função de “compartilhar”, reduzindo, ou até mesmo eliminando, os problemas oriundos de não estarem localizados no mesmo lugar.

Gestão postergada.

Em muitas ocasiões sofremos constantes interrupções rápidas que quebram o nosso ritmo normal de trabalho. As redes sociais corporativas trazem a possibilidade de que essas pequenas interferências possar ser feitas através deste canal para poderem ser atendidas em outro momento; podendo inclusive ser resolvidas por qualquer membro da equipe de forma colaborativa, deixando constância de sua resolução no próprio “entorno social”.

Nosso valor, cada vez mais, não está no que sabemos, mas na nossa capacidade de nos “atualizarmos” rapidamente (saber o que não sabemos, adquirir conhecimento) e na forma de compartilhar com nossos colegas.

Neste cenário, uma rede social corporativa pode se transformar na ferramenta de trabalho perfeita, onde os diferentes stakeholders de nosso projeto podem interagir em função de seu papel, com independência de onde se encontram física ou temporariamente.

O ambiente de trabalho é uma atividade nitidamente social na maior parte das vezes. Por que não utilizar redes sociais corporativas? Desta forma, compartilhar o conhecimento entre a equipe de projeto pode ser muito mais prático, embora, para consegui-lo, será necessária uma mudança cultural nas organizações.