Reunionitis: a doença do século XXI 

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Nota do editor: Hoje damos as boas-vindas a um novo autor: José Miguel Torres trabalha como Engenheiro de Software para Xamarin, Inc. e está especializado no desenvolvimento de aplicativos para portáteis. Com mais de 14 anos de experiência, vem colaborando frequentemente e há mais de 10 anos como autor em revistas técnicas, escrevendo uma grande variedade de artigos sobre tecnologia Microsoft. É autor de dois livros. Foi premiado como Microsoft Most Value Professional em quatro ocasiões. Tem uma Web dedicada ao desenvolvimento de para dispositivos portáteis desarrolloMobile.NET. Bem-vindo José Miguel! :)

Una reunión efectiva es corta, productiva y no tiene porqué ser presencial.Alguma vez você se peguntou para que servem as reuniões? Acho que na maior parte das vezes para nada. Simplesmente é um pretexto do “organizador”, quase sempre representado pela figura do Chefe ou Responsável de área e que não faz mais que disfarçar a sua própria falta de liderança. Parece ser que a convocatória oficial enviada por e-mail a uma determinada hora de um dia determinado, é a solução, já que estar cara a cara em uma mesa redonda repleta de pessoas com conjeturas subjetivas é o modo mais efetivo de solucionar os problemas.

Contexto atual

Vamos olhar isso de outra perspectiva. Eu diariamente vou a um lugar chamado escritório onde a companhia trata, em grande parte dos casos, de equipá-la de forma que trabalhar seja um lugar confortável e produtivo. No entanto, só seria confortável se não fosse necessário investir mais de duas horas diárias em ir até lá para assistir encontros que por meios digitais, na maior parte dos casos, poderiam ser solucionados de uma forma melhor e mais rápida. E só seria produtivo, se nos deixassem trabalhar.

É isso mesmo, você leu bem, nos deixassem trabalhar. E defino trabalhar como a ação de desempenhar uma ou várias tarefas de forma estruturada e contínua, ou seja, sem se distrair. E quando digo distrair não me refiro a ler o jornal de esportes ou atualizar a conta de Twitter com suas curiosidades, isso eu diria que é o ir a fumar um cigarro do siglo XXI ou, por acaso é pior tuitar que fumar? Para algumas empresas é assim, e não estou falando de empresas na China.

No entanto, não se questionam na hora de organizar uma reunião de 10 pessoas, sendo que todas as reuniões têm a mesma causa e efeito.

A Causa: Organizam uma reunião porque está faltando coordenação ou comunicação com algum cliente ou departamento e a pessoa que a organiza quer mostrar a sua autoridade investindo 10 horas de funcionários da companhia. Isso mesmo, 10 pessoas durante 1 hora em matemática básica resulta 10 horas, e suspendendo obviamente todas as tarefas que todos e cada um de nós estava realizando, já que a reunião é urgente, como todas.

Os Efeitos: A reunião se prolonga até as 3 da tarde, alguns dos participantes não tiveram tempo nem de tomar o café da manhã, muitos deles (me incluo), já concordaram com todo com a intenção de sair da Sala de Reuniões. A Causa continua existindo e ainda por cima foram detectadas mais Causas que provocam a Causa. Obviamente o Chefe em outro ímpeto de autoridade agenda novas reuniões, uma para cada nova causa. O problema ou causa da mesma não foi resolvido mas agora o Chefe está envolvido. E agora sim é que nós estamos realmente preocupados.

Estamos em uma nova era, ou não?

Entendo que existem fatos que devemos solucionar ou coordenar em determinadas situações que pedem uma colaboração de 2 ou mais pessoas, mas ninguém sabe justificar o porquê da necessidade da reunião presencial –e obrigatória-, por que ela é melhor que um e-mail, nem a razão pela qual a minha presença é necessária durante as 3 horas, se a minha participação poderia se resumir a 15 minutos; obviamente ninguém sabe por que não posso participar através de ferramentas de Comunicação Social, ou inclusive, se a situação pede, com uma Call Meeting ou para que servem as dezenas de rabiscos que fazemos nos nossos cadernos ou no quadro negro da sala de reuniões durante a reunião. Não dava para digitalizar e compartilhar em uma plataforma colaborativa digital?

O aproveitamento da plataforma digital pelas empresas influi na melhoria e na potencialização das comunicações internas, reduz consideravelmente os custos de infraestrutura e melhora o fluxo de informação de e para a companhia, entre seus próprios trabalhadores e com parceiros e clientes. A flexibilidade laboral e o teletrabalho são hoje em dia uma realidade que qualquer empresa pode colocar na prática com plataformas como Zyncro. Os horários comerciais estritos, as interrupções forçadas e as intermináveis reuniões de trabalho ficaram para trás.

Sua empresa sofre de reunionitis? O que acha de dar-lhe um remédio digital para curá-la?