“Zyncro ajuda nos processos de working process da sua empresa, gerindo e estruturando a informação” 

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Após a entrevista que fizemos a José Luís Alcoba, chefe do projeto de implementação de Zyncro no grupo Fiesta Hotel Group; e continuando com a nossa série de entrevistas à empresas que já implementaram um sistema de Rede Social Corporativa com sucesso, hoje compartilhamos a entrevista com Josep Miquel Piqué, assessor delegado de 22@Barcelona, o Distrito de Inovação de Barcelona. Aqui Josep compartilha sua experiência com Zyncro dentro da sua organização e seu ponto de vista sobre a necessidade de utilizar ferramentas que nos permitam gerir, de forma mais eficaz, o fluxo da informação viva de trabalho, para aumentar a produtividade das empresas.

Em Barcelona estão várias das melhores escolas de negócios do mundo e há uma enorme tradição de inovação. Que passo você acredita que falta para melhorar a competitividade das empresas?

Uma das minhas principais missões é promover a inovação dentro do Distrito 22@. Podemos dizer que Barcelona já criou um “ecossistema” de inovação. Já existe e está funcionando. Temos institutos de pesquisa, centros tecnológicos, novos empreendedores, instituições de renome, investimentos, etc. Na área de gerenciamento da informação, principalmente da informação interna, diria que o ponto mais fundamental (para melhorar a competitividade) é o da eficácia. Às vezes podemos ser muito eficientes mas pouco eficazes. Utilizamos muito bem os recursos mas demoramos muito gerindo-os. Esta é a crítica que faço aos sistemas tradicionais de intranets, que não são flexíveis.

Para conseguir uma gestão mais eficaz, quais ferramentas seriam necessárias na sua opinião?

Na hora de ser eficaz, é preciso ter um acesso fácil à informação, geri-la e entregar rapidamente. Isso se chama produtividade. Afinal de contas, tecnologia, talento e financiamento são as bases da produtividade. Os sistemas de informação devem possibilitar fazer, de forma rápida e eficaz (com todas as garantias de segurança e confidencialidade), em primeiro lugar, a recompilação da informação; em segundo lugar, o processo e a compartição do trabalho; e o mais importante e por último, a entrega de informação a terceiros. Plataformas como Zyncro ajudam a estruturar e gerir esta informação, não tanto no sentido do repositório e das memórias, mas sim especialmente o working process, os documentos vivos de trabalho. Isso é vital!

Como surgiu a necessidade de utilizar uma rede social corporativa como Zyncro dentro do Distrito 22@?

Fomos motivados inicialmente pela necessidade de realizar um projeto interdisciplinar, interdepartamental dentro da Prefeitura de Barcelona e ao mesmo tempo entre organizações. Tratava-se de um projeto internacional, o Global Clean Energy Forum, que ocorreu em outubro de 2011 em Barcelona. O evento foi liderado pelo International Herald Tribune, mas foi organizado em parceria com a cidade de Barcelona. Participava o prefeito, assim como diferentes responsáveis da Prefeitura, e precisávamos trabalhar em conjunto toda a ação.

Como vocês chegaram à conclusão que a ferramenta que respondia a essas necessidades era uma Rede Social Corporativa como Zyncro?

Por um lado, necessitávamos compartilhar documentos com diferentes formatos (apresentações, tabelas, textos, etc.) de forma aberta. A equipe estava montada com base no projeto e estava formada por pessoas de vários departamentos dentro da Prefeitura e ainda por várias e distintas organizações, como os fornecedores externos. Portanto, era preciso poder compartilhar facilmente a informação com gente de fora.

Os sistemas de informação à nossa disposição neste momento eram rígidos demais. Não nos possibilitavam fazer isso de forma simples, a menos que fosse com pessoas do mesmo departamento. Quando você trabalha baseado em um projeto, precisa um instrumento muito mais ágil. Além disso, a todo momento precisávamos compartilhar esta informação com pessoas que não estavam propriamente dentro do projeto, mas que necessitavam estar informados do seu andamento. Zyncro nos permitia criar facilmente um Zlink que dava acesso aos documentos do projeto para estas pessoas, sem dificuldades.

Por outro lado, era preciso poder se comunicar e ser produtivo a partir de qualquer lugar, viajando, em uma reunião, etc. Isso exige que a plataforma esteja em nuvem. Com uma ferramenta como Zyncro, fica resolvido ao mesmo tempo a necessidade de compartilhar informação dando acesso à usuários externos de forma controlada, e o acesso à rede em qualquer lugar. Isso só é possível com uma ferramenta na nuvem.

Qual o alcance de Zyncro no desenvolvimento do projeto?

Zyncro foi utilizada em todas as todas as etapas do projeto: na fase de definição, na fase de trabalho, elaboração e organização e, finalmente, na fase de entrega e memória. Foi definida já no início como ferramenta de comunicação básica pelo diretor do projeto, ao definir toda a metodologia e foi, portanto, adotada por toda a equipe. O responsável final deve estar completamente convencido de que este tipo de ferramentas são um instrumento que permite ser extremamente eficaz e produtivo.

Depois desta experiência, como você resumiria a importância que teve Zyncro no resultado deste projeto?

Podemos dizer que o Global Clean Energy Forum do International Herald Tribune se realizou em Barcelona graças à Zyncro. Foi um instrumento eficaz de trabalho colaborativo, para resolver uma meta que era um projeto com dia e hora predeterminados.

Como evoluiu o uso de Zyncro na sua organização, após esta primeira experiência?

Aquele projeto foi uma prova piloto. Agora estamos trabalhando com Zyncro de forma habitual, em outros projetos. A principal vantagem que notamos foi a capacidade de trabalhar em grupo de forma eficaz e aberta, já que usando qualquer dispositivo todo o mundo pode acessar a informação. Inclusive com o celular.

Para a maioria das empresas, qual você acha que é o principal benefício de Zyncro quando falamos de produtividade?

No nosso caso, por exemplo, há dois tipos de vantagens. Como comentei antes, já existiam outras ferramentas de comunicação interna relativamente abertas, mas eram mais complexas quanto à gestão da autentificação. O problema é que muitas vezes é preciso incorporar de maneira bem flexível a novos usuários dentro da organização ou a usuários externos. Por outro lado, é preciso poder dar-lhes acesso à informação específica e momentânea, sempre de forma segura e simples e sabendo que eles não estavam previamente dentro do sistema.

Outra das coisas nas quais vejo que a Zyncro se destaca é a interessante solução de poder a cada dia baixar toda a documentação que em um momento determinado está na nuvem. É como uma foto instantânea de toda a documentação de trabalho.

Como é feito o gerenciamento e como se estrutura a informação na sua empresa? Como se trabalha em grupo? Se você quer melhorar a gestão da informação, a produtividade e o trabalho colaborativo, é o momento de implementar uma Rede Social Corporativa. Experimente Zyncro gratuitamente!