Actualizações de abril, 2013 Mostrar/Esconder Comentários | Atalhos de Teclado

  • Carlos González Jardón 4:00 am em 30/04/2013 Permalink | Responder
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    As Redes Sociais Corporativas e a Gestão de Projetos 

    Tempo estimado de leitura: 9 minutos

    Nota do editor: Hoje queremos dar as boas-vindas para um novo autor do nosso blog. Ficamos surpresos com a clareza de seu primeiro artigo e isso nos fez estar ainda mais contentes com sua entrada ao nosso grupo de colaboradores. Carlos González Jardón é Consultor e Formador em Direção de Projetos. Com mais de 18 anos de experiência em TI, sua atividade abrange a Direção de Projetos TI e padrões de qualidade como CMMi. É Engenheiro Técnico em Informática pela Universidade de Vigo, Master Executive pelo ICAI/ICADE e Certificado PMP pelo Project Management Institute (PMI). Atualmente é Consultor em Gestão de Projetos na Tecnocom. Bem-vindo e obrigado!

    Vivemos em uma sociedade onde o acesso à informação deixou de ser um privilégio de poucos e foi democratizado. Nos dias atuais, e com um simples clique do mouse, podemos acessar uma grande variedade de dados através de múltiplas fontes: buscadores, periódicos online, blogs, redes sociais corporativas… A revolução tecnológica que estamos vivendo está produzindo uma revolução social e profissional no modo em que nos relacionamos com o nosso meio. A informação continua sendo importante, mas cada vez pesa mais o como acessamos/adquirimos esta informação.

    No nosso entorno, uma rede social corporativa pode se transformar em uma ferramenta de referência que nos permitirá reforçar alguns aspectos indispensáveis do nosso trabalho:

    • Rapidez. Tomada rápida de decisões.
    • Confiabilidade. Qualidade dos dados.
    • Colaboração. Compartilhar a informação.
    • Acessibilidade. Uma única fonte de dados, múltiplos dispositivos para consultá-los.

    O assunto é muito abrangente mas vamos abordar, brevemente, como pode ajudar-nos uma rede social corporativa a partir do ponto de vista da execução de projetos.

    Os Projetos e as Redes Sociais Corporativas

    Quando se trata de projetos, a comunicação é um dos fatores críticos em questão. Mas o que se entende por comunicação no âmbito de um projeto?

    Segundo a guia do PMBok® (corpo de conhecimento da gestão de projetos), que é uma das principais referências de todo diretor de projeto, a gestão da comunicação inclui todos os processos necessários para garantir a geração, coleta, distribuição, armazenamento e última disposição da informação do projeto, em forma e tempo determinados.

    Isto significa que o responsável de projeto deve estar confiante de que todos os interlocutores de seu projeto (stakeholders) possuem ou têm acesso, no momento apropriado, à informação requerida utilizando os meios mais adequados e eficazes. Isso é muito importante já que a gestão inadequada da comunicação e da informação em um projeto pode “aumentar” o tempo que o responsável do projeto investe em comunicar, distribuir, compartilhar e acessar à informação, podendo inclusive levar ao seu fracasso.

    Para que um responsável de projeto disponha constantemente da informação correta, precisa interatuar com sua equipe de trabalho, clientes, fornecedores, e quanto mais “próximo” estiver do trabalho que se está fazendo, melhor será a informação obtida. Basicamente, o responsável de projeto precisa ser SOCIAL com todos os Stakeholders de seu projeto e, cada vez mais, não bastam as capacidades sociais baseadas em uma interação “presencial”. Temos que buscar apoio em ferramentas que nos permitam gerir, de forma online/virtual, equipes multidisciplinares e multilocalizadas.

    Neste contexto, uma rede social corporativa pode ter um papel diferenciador. Se compartilhamos aspectos de nossa vida cotidiana, por que os membros de uma equipe de projeto não podem compartilhar, através de uma rede social corporativa, seus problemas, dúvidas e curiosidades relacionadas com as atividades que estão desenvolvendo no projeto? Essa atividade já está sendo realizada, em conversas de corredor, por telefone, mas é difícil ter um apoio documental das conclusões a que se chegaram. O uso de ferramentas colaborativas pode fazer surgir e documentar informação que de outra forma se perderia. Nas organizações mais voltadas para projetos, uma rede social corporativa pode agregar muito mais valor através do compartilhamento e acesso aos dados de forma prática e rápida.

    Benefícios das Redes Sociais Corporativas na Gestão de Projetos

    Apesar de que com certeza há muitas mais, estas são algumas das vantagens que poderíamos obter:

    Acesso rápido a uma das melhores fontes de conhecimento: a experiência da equipe.

    Os que têm um perfil de senior são uma excelente fonte de conhecimentos e esse conhecimento possibilita resolver as diferentes situações que surgem no dia a dia de um projeto. Atividades de coaching, mentoring, tutoria, formação ou resolução de dúvidas podem ser realizadas de modo bem dinâmico através de uma rede social corporativa.

    Repositório de informação e documentos do projeto.

    Embora este ponto já esteja coberto com muitas outras ferramentas, a rede social corporativa pode ser o ponto principal de acesso aos recursos compartilhados. Significaria transformar a atual intranet estática ou monodirecional (sempre focada partindo da empresa para o funcionário) em um entorno social e colaborativo ‘empresa-funcionário’ e ‘funcionário-funcionário’ (indo além de um simples site de perguntas e respostas).

    Reduzir o mal da “reunionitis”.

    Em muitas organizações há um excesso de reuniões pouco eficientes. É habitual terminarmos o dia com a sensação de não ter feito nada “produtivo”. Reuniões simples de troca de informação e para ficar por dentro dos acontecimentos, poderiam ser substituídas com breves reuniões virtuais (e-meetings): por exemplo, a situação de nosso projeto, resolução de dúvidas, etc. Estes e-meetings não substituirão as reuniões presenciais, mas as complementariam e as reduziriam ao mínimo imprescindível, já que o custo, tanto econômico como na relação custo-oportunidades (o que deixo de fazer) é muito elevado.

    Simplificar a gestão em entornos multi-site.

    Nos entornos onde o grupo de trabalho está localizado em diversas regiões de empresa ou de cliente (ou inclusive em situações de trabalho remoto), a rede social nos facilitará enormemente essa função de “compartilhar”, reduzindo, ou até mesmo eliminando, os problemas oriundos de não estarem localizados no mesmo lugar.

    Gestão postergada.

    Em muitas ocasiões sofremos constantes interrupções rápidas que quebram o nosso ritmo normal de trabalho. As redes sociais corporativas trazem a possibilidade de que essas pequenas interferências possar ser feitas através deste canal para poderem ser atendidas em outro momento; podendo inclusive ser resolvidas por qualquer membro da equipe de forma colaborativa, deixando constância de sua resolução no próprio “entorno social”.

    Nosso valor, cada vez mais, não está no que sabemos, mas na nossa capacidade de nos “atualizarmos” rapidamente (saber o que não sabemos, adquirir conhecimento) e na forma de compartilhar com nossos colegas.

    Neste cenário, uma rede social corporativa pode se transformar na ferramenta de trabalho perfeita, onde os diferentes stakeholders de nosso projeto podem interagir em função de seu papel, com independência de onde se encontram física ou temporariamente.

    O ambiente de trabalho é uma atividade nitidamente social na maior parte das vezes. Por que não utilizar redes sociais corporativas? Desta forma, compartilhar o conhecimento entre a equipe de projeto pode ser muito mais prático, embora, para consegui-lo, será necessária uma mudança cultural nas organizações.

     
  • Chris Preston 9:00 am em 15/02/2013 Permalink | Responder
    Tags: compromisso corporativo, , , ,   

    As cinco pessoas que você REALMENTE necessita na sua empresa para conseguir o compromisso estável dos trabalhadores 

    Tempo estimado de leitura: 6 minutos

    Nota do editor: Hoje temos o prazer de apresentar um novo autor do Zyncro Blog: Chris Preston, um navegante da cultura corporativa que passa a maior parte do seu tempo colaborando com empresas muito interessantes, o que resulta uma fonte inesgotável de histórias, anedotas e lições de moral. Chris se define a si mesmo como um narrador por natureza e um péssimo estrategista, por isso seus posts serão bons, embora pode ser que cheguem atrasados. Bem-vindo, Chris!

    Durante os últimos dois anos, eu e Jane Sparrow pesquisamos muito para elaborar o conteúdo de The Culture Builders, livro que publicamos recentemente. Isso nos fez descobrir as características das cinco pessoas que realmente devem fazer parte da sua empresa se você quer que o compromisso corporativo funcione, dure e dê retorno.

    Os exemplos que conhecemos, tanto de organizações grandes como pequenas, nos ensinou que os grandes motivadores (sejam líderes ou gerentes de altos cargos) costumam desempenhar cinco funções diferentes para transformar um quadro de funcionários que já desenvolve bem as suas funções em uma equipe completamente entusiasmada com a empresa, o que batizamos como a diferença entre “econômicos e investidores”. Uma organização cheia de gente que investe (elas existem, eu juro) pode conquistar grandes coisas e cumprir com os desejos dos seus clientes, deixando-os muito mais do que simplesmente satisfeitos.

    O termo “investidor” descreve o nível de compromisso, envolvimento e sentido de propriedade que uma pessoa experimenta e demonstra quando se sente verdadeiramente parte de uma organização. Para consegui-lo, são necessárias cinco funções: guiar, desafiar, conversar, fazer e inspirar.

    Imagino que vocês estão se perguntando: “Quem são essas pessoas e como poderia consegui-las?” Então apresento para vocês os criadores da cultura corporativa:

    • O profeta: tem visão de futuro, sempre olha para a frente e é uma fonte sem fim de inspiração. O profeta está interessado no que vem mais adiante, um objetivo que todos deveríamos desejar (o passado é um lugar que devemos esquecer).
    • O narrador: retrata vividamente o trajeto; utiliza uma linguagem rica para localizar a visão e ajudar a diminuir a distância entre onde estamos agora e o lugar para onde vamos.
    • O estrategista: está por dentro de tudo e sintoniza as ações, as pessoas e os objetivos, certificando-se de que tudo tenha efeitos a longo prazo. Estimula posturas coerentes e iniciativas de longa duração para garantir os melhores resultados.
    • O coach: sabe o que “mexe” com o coração dos membros de sua equipe e utiliza esse conhecimento para envolvê-los profundamente no que fazem. Está sempre se perguntando como usar o processo de compromisso para desafiar o grupo e fazê-los crescer.

    Batizamos estas primeiras quatro categorias de “funções tipo”, já que caracterizam as distintas maneiras de conseguir o compromisso de toda a organização. As pesquisas indicam que existe uma preferência pela figura do profeta, seguida imediatamente pelo narrador. O papel menos frequente entre diretores e líderes é o do estrategista, acarretando alguns problemas de longevidade nos passos e afetando o custo dos projetos (em outro post entrarei em detalhes sobre o assunto).

    A função final é o que costumamos chamar de “estilo”, e está especialmente focada na visão pessoal do líder:

    • O piloto: A pessoa que mantém firme o prumo e a voz segura e tranquila em tempos de mudanças. O estilo influi em como a pessoa desempenha as quatro funções “tipo” e na maneira de guiar as equipes para que funcionem e se desenvolvam de muitas maneiras (esta função se subdivide em três áreas: autoritário, inclusivo e habilitador).

    Estou completamente convencido de que estas cinco características não nascem com as pessoas. Elas se formam, algo que se consegue através da concentração, do esforço e da determinação. Como ocorre em muitas outras áreas da teoria da liderança, o primeiro passo sempre é identificar o que a situação pede e saber o que VOCÊ pessoalmente deve fazer para responder a isso.

    Curiosamente, as pessoas de maior rendimento que conhecemos NÃO possuem as cinco funções nos altos níveis, mas conseguem um equilíbrio entre os quatro tipos (eram em sua maioria profetas ou narradores E TAMBÉM destacavam como estrategistas ou coach). Quanto à figura do piloto, se considera que os que são altamente inclusivos conseguem obter um maior nível de compromisso.

    Paramos por aqui este breve resumo da mensagem geral do livro. Espero ter a oportunidade de ampliar o tema em futuros posts e analisar com detalhes como é que fatores como a confiança, o diálogo e o ambiente corporativo estimulam ou acabam com os investidores de nossas organizações. Não deixe de avisar-me o que achou do tema e quais outros assuntos você gostaria de saber mais. A cultura corporativa é um mundo!

     
  • Patricia Fernandez Carrelo 9:00 am em 24/01/2013 Permalink | Responder
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    “Zyncro ajuda nos processos de working process da sua empresa, gerindo e estruturando a informação” 

    Tempo estimado de leitura: 9 minutos

    Após a entrevista que fizemos a José Luís Alcoba, chefe do projeto de implementação de Zyncro no grupo Fiesta Hotel Group; e continuando com a nossa série de entrevistas à empresas que já implementaram um sistema de Rede Social Corporativa com sucesso, hoje compartilhamos a entrevista com Josep Miquel Piqué, assessor delegado de 22@Barcelona, o Distrito de Inovação de Barcelona. Aqui Josep compartilha sua experiência com Zyncro dentro da sua organização e seu ponto de vista sobre a necessidade de utilizar ferramentas que nos permitam gerir, de forma mais eficaz, o fluxo da informação viva de trabalho, para aumentar a produtividade das empresas.

    Em Barcelona estão várias das melhores escolas de negócios do mundo e há uma enorme tradição de inovação. Que passo você acredita que falta para melhorar a competitividade das empresas?

    Uma das minhas principais missões é promover a inovação dentro do Distrito 22@. Podemos dizer que Barcelona já criou um “ecossistema” de inovação. Já existe e está funcionando. Temos institutos de pesquisa, centros tecnológicos, novos empreendedores, instituições de renome, investimentos, etc. Na área de gerenciamento da informação, principalmente da informação interna, diria que o ponto mais fundamental (para melhorar a competitividade) é o da eficácia. Às vezes podemos ser muito eficientes mas pouco eficazes. Utilizamos muito bem os recursos mas demoramos muito gerindo-os. Esta é a crítica que faço aos sistemas tradicionais de intranets, que não são flexíveis.

    Para conseguir uma gestão mais eficaz, quais ferramentas seriam necessárias na sua opinião?

    Na hora de ser eficaz, é preciso ter um acesso fácil à informação, geri-la e entregar rapidamente. Isso se chama produtividade. Afinal de contas, tecnologia, talento e financiamento são as bases da produtividade. Os sistemas de informação devem possibilitar fazer, de forma rápida e eficaz (com todas as garantias de segurança e confidencialidade), em primeiro lugar, a recompilação da informação; em segundo lugar, o processo e a compartição do trabalho; e o mais importante e por último, a entrega de informação a terceiros. Plataformas como Zyncro ajudam a estruturar e gerir esta informação, não tanto no sentido do repositório e das memórias, mas sim especialmente o working process, os documentos vivos de trabalho. Isso é vital!

    Como surgiu a necessidade de utilizar uma rede social corporativa como Zyncro dentro do Distrito 22@?

    Fomos motivados inicialmente pela necessidade de realizar um projeto interdisciplinar, interdepartamental dentro da Prefeitura de Barcelona e ao mesmo tempo entre organizações. Tratava-se de um projeto internacional, o Global Clean Energy Forum, que ocorreu em outubro de 2011 em Barcelona. O evento foi liderado pelo International Herald Tribune, mas foi organizado em parceria com a cidade de Barcelona. Participava o prefeito, assim como diferentes responsáveis da Prefeitura, e precisávamos trabalhar em conjunto toda a ação.

    Como vocês chegaram à conclusão que a ferramenta que respondia a essas necessidades era uma Rede Social Corporativa como Zyncro?

    Por um lado, necessitávamos compartilhar documentos com diferentes formatos (apresentações, tabelas, textos, etc.) de forma aberta. A equipe estava montada com base no projeto e estava formada por pessoas de vários departamentos dentro da Prefeitura e ainda por várias e distintas organizações, como os fornecedores externos. Portanto, era preciso poder compartilhar facilmente a informação com gente de fora.

    Os sistemas de informação à nossa disposição neste momento eram rígidos demais. Não nos possibilitavam fazer isso de forma simples, a menos que fosse com pessoas do mesmo departamento. Quando você trabalha baseado em um projeto, precisa um instrumento muito mais ágil. Além disso, a todo momento precisávamos compartilhar esta informação com pessoas que não estavam propriamente dentro do projeto, mas que necessitavam estar informados do seu andamento. Zyncro nos permitia criar facilmente um Zlink que dava acesso aos documentos do projeto para estas pessoas, sem dificuldades.

    Por outro lado, era preciso poder se comunicar e ser produtivo a partir de qualquer lugar, viajando, em uma reunião, etc. Isso exige que a plataforma esteja em nuvem. Com uma ferramenta como Zyncro, fica resolvido ao mesmo tempo a necessidade de compartilhar informação dando acesso à usuários externos de forma controlada, e o acesso à rede em qualquer lugar. Isso só é possível com uma ferramenta na nuvem.

    Qual o alcance de Zyncro no desenvolvimento do projeto?

    Zyncro foi utilizada em todas as todas as etapas do projeto: na fase de definição, na fase de trabalho, elaboração e organização e, finalmente, na fase de entrega e memória. Foi definida já no início como ferramenta de comunicação básica pelo diretor do projeto, ao definir toda a metodologia e foi, portanto, adotada por toda a equipe. O responsável final deve estar completamente convencido de que este tipo de ferramentas são um instrumento que permite ser extremamente eficaz e produtivo.

    Depois desta experiência, como você resumiria a importância que teve Zyncro no resultado deste projeto?

    Podemos dizer que o Global Clean Energy Forum do International Herald Tribune se realizou em Barcelona graças à Zyncro. Foi um instrumento eficaz de trabalho colaborativo, para resolver uma meta que era um projeto com dia e hora predeterminados.

    Como evoluiu o uso de Zyncro na sua organização, após esta primeira experiência?

    Aquele projeto foi uma prova piloto. Agora estamos trabalhando com Zyncro de forma habitual, em outros projetos. A principal vantagem que notamos foi a capacidade de trabalhar em grupo de forma eficaz e aberta, já que usando qualquer dispositivo todo o mundo pode acessar a informação. Inclusive com o celular.

    Para a maioria das empresas, qual você acha que é o principal benefício de Zyncro quando falamos de produtividade?

    No nosso caso, por exemplo, há dois tipos de vantagens. Como comentei antes, já existiam outras ferramentas de comunicação interna relativamente abertas, mas eram mais complexas quanto à gestão da autentificação. O problema é que muitas vezes é preciso incorporar de maneira bem flexível a novos usuários dentro da organização ou a usuários externos. Por outro lado, é preciso poder dar-lhes acesso à informação específica e momentânea, sempre de forma segura e simples e sabendo que eles não estavam previamente dentro do sistema.

    Outra das coisas nas quais vejo que a Zyncro se destaca é a interessante solução de poder a cada dia baixar toda a documentação que em um momento determinado está na nuvem. É como uma foto instantânea de toda a documentação de trabalho.

    Como é feito o gerenciamento e como se estrutura a informação na sua empresa? Como se trabalha em grupo? Se você quer melhorar a gestão da informação, a produtividade e o trabalho colaborativo, é o momento de implementar uma Rede Social Corporativa. Experimente Zyncro gratuitamente!

     

     
  • Zyncro PT 9:00 am em 02/01/2013 Permalink | Responder
    Tags: 2013, , , ,   

    10 Tendências em Social Business para 2013 

     
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